本講座は「企画力や営業力をアップさせたい」、また「企画書を書くのが初めて」、「企画書をブラッシュアップしたい」とお考えのビジネスパーソン向けのミニ講座です。
企画書という狭い枠組みにとらわれず、話す力を含めた企画力・営業力アップの視点を紹介していきます。
連載第１回：まずは情報整理から始めましょう！
企画書や提案書の種類は実に多岐にわたります。社内や部課で提案するもの、社内でも上司や稟議に関わる重要な企画書もあれば、打ち合わせ資料として気楽にラフな企画書を作成する場合もあります。
社外でもアプローチ提案書などで顧客の意向を探るものもあれば、商品説明を種としたプレゼンテーション、受注を目的としたクロージング提案書など実に様々です。
皆さんは企画書や提案書、プレゼンテーション資料を作成する時に一番、気をつけていることが何でしょうか。
●自社の強み、商品の強みを徹底PRすること
●聞き手である上司や顧客が納得する客観的情報を揃えること
●写真やイラストを入れてわかりやすくすること
●できるだけ豊富な情報で聞き手を圧倒すること･･･という人もいれば、
「文章はできるだけ少なく、箇条書きにすること」
など、など、様々な意見が聞かれます。
ここでは私が一番、気をつけていることを紹介しましょう。
それは箇条書きにしようが、文章形式で長文を書く場合でも大切なことは、
★企画書作成の三大ポイント
1.話題の焦点の絞込み
→ 何が言いたいのかを明確化すること
2.提案内容の体系化
→ 「序文・本文・結論」という流れをつくること
3.印象づけること
→ 最終の利益享受者の最大メリットを明快に説明すること
この三大ポイントをプレゼンテーションすることを前提とする企画書という観点で図式化すると、次のようになります。
この３つさえ押さえていれば、文章が長かろうが（ただし、わかりやすさは大切）、イラストや写真があるか否か、さして重要ではありません。
ただ、提出先が社外で入札やコンペであったりする場合は情報量が求められ、ヴィジュアルも決定要因となることもあるため、文章力・デザイン力が必要となります。
そうしたケースでは企画書を外注したり、社内のデザイン室に依頼するため、問題はないでしょう。しかし、その場合も企画書の骨格を作成できる能力があれば、依頼された側も非常に助かるわけです。
■成功する企画書＆プレゼンテーションの視点
企画書やプレゼンテーションに不慣れな方にはいきなり、上記の図式を見てすらすらと書くのは難しいと思います。
そこでいきなり、企画書をつくろうとせずに、情報整理技術を向上させ、焦点の絞込を行っていく方法を紹介しましょう。
次頁で情報整理テクニックの身に付け方を修得する視点を紹介していきます。
情報整理テクニックは「1.焦点の絞込み」「2.内容の体系化」「3.印象づけること」の3視点で企画書をつくっていく上でベースとなる技術。
それでは一旦、企画書作成という学習を離れて、情報整理の基本を解説していきます。
例えば、営業担当者がセールスターゲットやビジネスチャンスを新聞記事や雑誌から発見すると仮定します。
その情報を部課内で共有し、攻略法を考える資料作成を上司から指示されたとします。そうした場合は次のような方法が考えられます。
①関連する新聞情報に遭遇する
②関連情報にアンダーライン等を引く
③要約して、テキスト化してみる
④箇条書きや一覧表にする
箇条書きや一覧表、あるいは表組み、マトリックスにすることが読み手は格段とわかりやすくなりますし、情報理解のための大幅な時間短縮が図られるわけです。
この情報整理のテクニックを磨いていくことが企画書作成、プレゼンテーション技術を飛躍的に向上させるベースとなります。
次号では、「焦点の絞込み→内容の体系化→印象づけること」のプロセスの視点を紹介していきます。
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