視察報告書の書き方-パリ・ストラスブール見聞記

情報は少し古いですが、よくクライアントから視察報告書の書き方が難しいという声を聞くので、簡単に報告書の書き方ポイントを紹介したいと思います。

ウンチクを読むのはどうもという方は、最初に視察報告書をご覧ください。

■視察報告書の事例:パリ・ストラスブール見聞記 2016年12月訪問

まず、最も大切なのは「目次」。ひと目でわかるように整理すること。できたら、ページ番号をクリックすると該当ページに飛ぶように設定したい。(PDFやパワーポイントでハイパーリンクにすれば簡単)

次に、旅行スケジュールと旅の目的(視察目的)をイントロにもってくる。その場合、飛行機で何時間・何マイルと記載したり、地図を掲示すると、読み手の心は一気にその国に行った気分になるものです。



本文に入ると、次の流れで記載すること。

  1. 視察都市の概要と「見て、聞いて、印象に残ったコト」を要約して記載すること
  2. 地図を記載すること
  3. そして、最も大切なのは写真!最も印象に残る写真を1枚厳選して記載

その流れで、各訪問先での「見て、聞いて、印象に残ったコト」を地図や図版、地図に写真を掲載し、それらのエレメントを解説する概要を簡潔に書き記すこと。

最後は「まとめ」。提出する読み手をイメージしながら「最も知りたい情報は何か?」を特定し、最も心に刻まれたコト!を中心に要約して記載する。

以上が、報告書作成のポイントです。最も大切なのは欲張らず、伝えたい情報を整理し、「読み手が最も知りたい情報」と「自分が最も感動した風景や出会った情報」にFocusして、掲載していくことです。

文章は上手でなくても、シンプルに箇条書きにすることを心掛ければ、結構スムーズに書けるようになるものですよ。要は慣れです。視察先でも心に響いたものは写真に撮る!&その写真に関する内容を簡単にメモっておく(写真タイトル・日時・場所・感動したコトなど)が大切です。

それらの獲得した情報を整理しながら、提出する読み手をイメージしながら「最も知りたい情報は何か?」を特定し、最も心に刻まれたコト!を中心に要約して記載していけば、自然に完成していきます。

繰り返しますが、最初の目次と訪問目的、最後の「まとめ」が最も大切です。プロローグとエピローグで読み手に興味喚起と関心育成ができなければ、膨大なページ数の報告書を書いたとしても、読み手の心に響きません。

以上をポイントに作成した視察報告書のサンプルは、ご覧ください。

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